Effektiv onboarding av bedrifter: Tips for regnskapsbyråer

Onboarding av nye klienter er en kritisk fase for regnskapsbyråer da det danner grunnlaget for en vellykket forretningsrelasjon. 

Effektiv onboarding av bedrifter er mer enn bare en administrativ oppgave. For bedrifter vil en smidig onboarding-prosess bety mindre tid på innføring og mer tid til å fokusere på vekst og utvikling. 

For regnskapsbyråer er effektiv onboarding en mulighet til å vise profesjonalitet, effektivitet, og en forståelse for klientens behov. Hvor godt du gjennomfører onboarding vil med andre ord være avgjørende for klientens oppfatning av ditt byrå.

La oss derfor sette oss inn i god onboarding-praksis og hvordan du går frem for å gi dine klienter den beste servicen på markedet. 

Les også: Key Account søker investorer til å forbedre norsk regnskapsbransje

Innhold:

1. Del 1: Hva er onboarding? Definisjon og betydning
2. Del 2: Planlegging av onboarding-prosessen
3. Del 3: Gjennomføring av onboarding
4. Del 4: Vanlige fallgruver og hvordan unngå dem
5. Del 5: Måling av onboarding-suksess
6. Avsluttende tanker: Hva har vi lært?
7. Ofte stilte spørsmål (FAQs)

Del 1: Hva er onboarding? Definisjon og betydning

Onboarding er prosessen der nye klienter blir introdusert til regnskapsbyråets tjenester og arbeidsmetoder. Denne prosessen hjelper byrået å forstå kundens unike behov og mål, og sikrer at klientene forstår hvordan de kan få mest mulig ut av byråets tjenester. 

En god onboarding handler om mer enn bare å samle inn nødvendig dokumentasjon. Det er en strategisk prosess som bør tilpasses hvert enkelt kundeforhold. Det første steget er å analysere klientens behov og forventninger. 

Når behovene er forstått, kan regnskapsbyrået skreddersy sin kommunikasjon og tjenester til kunden. Dette skaper en følelse av personlig tilpasning og omsorg. Det er også viktig å holde klienten informert gjennom hele onboarding-prosessen. Dette reduserer usikkerhet og bygger tillit.

Onboarding hjelper deg overholde finanstilsynets krav 

Finanstilsynet krever at regnskapsbyråer foretar en kvalitetskontroll som inkluderer en risikovurdering av byråets evne til å levere tjenester i henhold til oppdragsavtalen. Det vil si at regnskapsbyrået gjennom en virksomhetsbeskrivelse skal foreta en risikovurdering, der det inkluderes en vurdering av risiko for hvitvasking.

Gjennom en grundig onboardingsprosess har regnskapsfører anledning til å beskrive selskapets rutiner og prosesser og kan på denne måten forenkle etterfølgende arbeid med kvalitetskontroll og kundesjekk.

Key Account har systematisert arbeidet gjennom en 5-punkts onboardingsprosess som støttes av maler og sjekklister som bidra til å sikre kontinuitet i arbeidet.

Fordelene med en effektiv onboarding av bedrifter for regnskapsbyråer

Fordelene med en vellykket onboarding-prosess er avgjørende for regnskapsbyråer av flere årsaker:

1. Førsteinntrykkets kraft: En profesjonell og effektiv onboarding-prosess skaper et sterkt førsteinntrykk. Dette øker sjansen for langvarige klientforhold.
2. Tilpassede tjenester: Gjennom onboarding kan byrået identifisere klientens spesifikke behov. Dette gjør det mulig å tilpasse tjenestene for best mulig resultat.
3. Klienttilfredshet: En smidig onboarding-prosess reduserer friksjon og usikkerhet. Dette fører til høyere kundetilfredshet fra starten av.
4. Effektivitet: God onboarding fører til bedre forståelse mellom byrå og klient. Dette kan øke effektiviteten i arbeidet som utføres.
5. Kommunikasjon: Onboarding er en ideell sjanse for å etablere gode kommunikasjonslinjer. Dette er viktig for et åpent og ærlig samarbeid.

En effektiv onboarding-prosess tillater regnskapsbyråer å transformere sine klientforhold. De kan gå fra å være en tjenesteleverandør til å bli en verdifull partner for sine kunder som leverer verdi fra dag én. Dette er nøkkelen til suksess i et konkurransedyktig marked. I tillegg styrker det lojaliteten og kan føre til lengre og mer fruktbare forretningsforhold.

Les også: Regnskapsfører 2.0 – Fremtidens digitaliserte økonomirådgivere

Del 2: Planlegging av onboarding-prosessen

Kartlegging av nye kunders forventninger og behov er fundamentalt i onboarding-prosessen. Dette første steget krever grundig dialog med klienten. Regnskapsbyrået må stille de riktige spørsmålene. 

Målet er å avdekke klientens forretningsmål, utfordringer, og forventninger til samarbeidet. Dette kan inkludere alt fra spesifikke rapporteringsbehov til kommunikasjonspreferanser. 

Å forstå klientens behov hjelper byrået å tilpasse tjenestene sine. Dette sikrer en mer verdidrevet og målrettet onboarding-opplevelse.

Definering av målsettinger

Å definere målbare mål for onboarding-prosessen er kritisk for å sikre suksess. Målene bør være spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante, og tidsbestemte (SMART). 

For eksempel kan et mål være å fullføre all nødvendig dokumentinnsamling innen de første to ukene. Et annet mål kan være å holde et introduksjonsmøte for å gå gjennom byråets tjenester og klientens forventninger innen de første fem arbeidsdagene. 

Ved å sette klare mål, kan både regnskapsbyrået og klienten ha en felles forståelse av prosessen. Dette skaper også en strukturert tilnærming til onboarding, som kan bidra til å forbedre effektiviteten og kundetilfredsheten.

Utvikling av en skreddersydd onboarding-plan

Å utvikle en tilpasset onboarding-plan er nøkkelen til en vellykket integrasjon av nye klienter. En slik plan bør skreddersys til hver enkelt kunde basert på innsikt samlet i de tidligere stegene. Her er et steg-for-steg løp for utarbeidelsen av en klient-spesifikk onboarding-plan:

1. Samle inn data: Start med en grundig gjennomgang av all informasjon samlet om klientens behov og mål. Dette inkluderer forretningsmål, økonomiske data, og eventuelle spesifikke utfordringer klienten står overfor.
2. Identifiser tjenester og verktøy: Basert på innsamlet data, identifiser hvilke tjenester og digitale verktøy som best vil møte klientens behov. Dette kan variere fra grunnleggende bokføring til mer avanserte analytiske tjenester.
3. Sett tidsrammer: For hver fase av onboarding-prosessen, sett klare tidsrammer. Dette kan omfatte tidsfrister for dokumentinnsamling, gjennomføring av første revisjon, og implementering av digitale verktøy.
4. Definer kommunikasjonsplan: Skisser en kommunikasjonsplan som inkluderer hyppighet og metoder for kommunikasjon. Dette sikrer at klienten forblir informert og engasjert gjennom hele prosessen.
5. Lag en opplæringsplan: Hvis bruk av nye verktøy eller prosesser er nødvendig, inkluder en opplæringsplan for klienten. Dette sikrer at de er godt rustet til å utnytte de tilbudte tjenestene effektivt.
6. Følg opp og juster: Sett opp regelmessige sjekkpunkter for å evaluere fremgangen og gjøre justeringer etter behov. Dette hjelper med å holde fokus gjennom onboarding-prosessen og sikrer at klientens behov kontinuerlig blir møtt.

Les også: Regnskap og bærekraft: Tjen mer på å ta ansvar

Del 3: Gjennomføring av onboarding

For å sikre en vellykket onboarding, er det visse nøkkelaktiviteter som må gjennomføres. Disse aktivitetene er essensielle for å bygge en sterk grunnmur for samarbeidet mellom regnskapsbyrået og klienten.

1. Introduksjonsmøter: Det første trinnet i gjennomføringsfasen er å holde introduksjonsmøter. Her presenteres teamene for hverandre og grunnlaget legges for et åpent og ærlig samarbeid. Dette er en god anledning til å bekrefte forståelsen av klientens behov og mål.
2. Opplæringssesjoner: Tilpassede opplæringssesjoner er kritiske. De sikrer at klienten forstår hvordan de skal bruke regnskapsbyråets systemer og verktøy. Dette inkluderer alt fra faktureringssystemer til rapporteringsverktøy. Opplæringen bør være praktisk og relevant for klientens daglige operasjoner.
3. Tilgang til digitale verktøy: Gi klienten tilgang til de nødvendige digitale verktøyene tidlig i prosessen. Dette inkluderer eventuelle skybaserte regnskapssystemer, dashbord for finansiell rapportering, og kommunikasjonsplattformer.
4. Dokumentinnsamling: En smidig prosess for innsamling av nødvendige dokumenter er avgjørende. Dette kan inkludere tidligere årsregnskap, skattedokumenter, og andre relevante finansielle rapporter. Bruk av digitale verktøy kan gjøre denne prosessen mer effektiv.
5. Fastsettelse av kommunikasjonskanaler: Klare og åpne kommunikasjonskanaler må etableres. Det bør avtales hvordan og når kommunikasjonen skal skje. Dette sikrer at begge parter forblir informert og engasjert gjennom hele onboarding-prosessen.
6. Gjennomgang av tjenesteavtaler: En detaljert gjennomgang av tjenesteavtalene hjelper til med å klargjøre forventningene. Dette bør gjøres tidlig for å unngå misforståelser senere.

Kommunikasjon og oppfølging

I kjernen av en vellykket onboarding-prosess ligger effektiv kommunikasjon og regelmessig oppfølging. Dette binder regnskapsbyrået og klienten nærmere sammen og sikrer en jevn flyt i overgangsperioden.

E-post er en pålitelig kanal for å utveksle dag-til-dag informasjon, detaljerte instrukser og viktige dokumenter. Det er viktig å holde e-postene klare og konsise samtidig som man opprettholder en profesjonell tone. Men e-post alene er ikke nok.

Regelmessige møter er essensielt for å diskutere prosjektets fremgang, adressere eventuelle utfordringer og justere planene etter behov. Disse møtene fungerer som en vital puls for onboarding-prosessen, og gir rom for åpne diskusjoner og tilpasninger.

I dagens digitale verden er også bruken av kommunikasjonsplattformer som Slack eller Microsoft Teams blitt uunnværlige. De tilbyr en umiddelbar og effektiv måte å dele oppdateringer, filer og rask kommunikasjon. Disse plattformene komplementerer de mer formelle kommunikasjonsformene og bidrar til å holde teamet og klienten synkronisert.

Tilgjengelighet er en annen viktig faktor. Vær tilgjengelig for klienten, gi dem direkte kontaktinformasjon og informer om når du er tilgjengelig for spørsmål. Dette er viktig for å  bygge tillit og fostre engasjement.

Det er også viktig å ha en klar oppfølgingsplan. Å vite hvem som er ansvarlig for hva og ha definerte frister, sikrer at prosessen beveger seg fremover uten unødvendige forsinkelser.

Sist, men ikke minst, er det kritisk at du oppfordrer til og verdsetter tilbakemelding fra klienten gjennom hele onboarding-prosessen. Det gir verdifull innsikt i klientens tilfredshet og områder for forbedring. Det viser også at regnskapsbyrået er opptatt av å levere en tjeneste som ikke bare møter, men overgår klientens forventninger.

Teknologiens rolle i onboarding

I dagens arbeidsmiljø spiller teknologi en avgjørende rolle i onboarding-prosessen. Bruken av digitale verktøy og programvare bidrar ikke bare til å effektivisere onboarding, men også til å forbedre kvaliteten på tjenestene som tilbys.

Skybaserte regnskapssystemer muliggjør umiddelbar deling av finansielle data og dokumenter mellom regnskapsbyrået og klienten, noe som bidrar til en mer effektiv og transparent prosess. Disse systemene tillater også sanntidsoppdateringer og tilgang fra hvor som helst, noe som er spesielt verdifullt i dagens mobile og tilkoblede arbeidsmiljø.

Videre er prosjektstyringsverktøy en annen nøkkelkomponent i en velorganisert onboarding-prosess. De gir en oversikt over onboarding-prosessen og hjelper med å holde både regnskapsbyrået og klienten informert om fremgangen. Med funksjoner som oppgavelister, frister og statusoppdateringer, sikrer disse verktøyene at alle involverte parter er oppdaterte og at ingen oppgaver blir glemt.

Kommunikasjonsplattformer, som nevnt tidligere, spiller også en kritisk rolle. De tilrettelegger for enkel og effektiv kommunikasjon mellom teammedlemmer og klienter. Gjennom direkte meldinger, gruppechatter eller videoanrop sikrer disse plattformene at kommunikasjonen flyter fritt og at spørsmål eller bekymringer kan diskuteres umiddelbart.

Til slutt er opplæringsplattformer uunnværlige for å sikre at klienter er fullt utrustet til å bruke de tilbudte tjenestene og verktøyene effektivt. Gjennom webbaserte opplæringsmoduler og interaktive guider kan klienter lære i sitt eget tempo og referere tilbake til materiale etter behov. Dette bidrar til en dypere forståelse og en mer verdifull bruk av tjenestene.

Sammen danner disse teknologiske verktøyene en robust infrastruktur som støtter en smidig og effektiv onboarding-prosess. Ved å integrere teknologi i hvert trinn, kan regnskapsbyråer ikke bare øke sin operasjonelle effektivitet, men også tilby en overlegen kundeservice som gir dem et konkurransefortrinn i markedet.

Les også: Regnskapsbyrå med AI på laget endrer regnskapsbransjen

Del 4: Vanlige fallgruver og hvordan unngå dem

En av de vanligste fallgruvene i onboarding-prosessen er manglende forståelse og tilpasning til klientens unike behov. Dette kan føre til misforståelser og til slutt en utilfreds kunde. 

For å unngå dette, bør regnskapsbyråer investere tid i å virkelig forstå hva klienten forventer av samarbeidet. Videre bør byrået vise hvordan tjenestene kan skreddersys for å møte disse forventningene, noe som viser en genuin interesse og vilje til å tilpasse seg klientens behov.

Mangel på klar kommunikasjon

Klar og åpen kommunikasjon er hjørnesteinen i ethvert forretningsforhold, spesielt under onboarding. En mangel på dette kan føre til forvirring, frustrasjon og i verste fall tap av klienten.

For å forbedre kommunikasjonsflyten, bør regnskapsbyråer implementere et system for regelmessige oppdateringer og feedback. Dette kan inkludere ukentlige e-postoppdateringer, månedlige møter for å diskutere fremgang, og bruk av kommunikasjonsplattformer for daglig dialog.

Unngå overveldelse av informasjon

En annen utfordring er risikoen for å overlesse klienten med for mye informasjon for tidlig. Dette kan gjøre onboarding-prosessen overveldende og redusere klientens evne til å absorbere og utnytte informasjonen effektivt. 

For å balansere informasjonsdeling, bør byråer dele opp opplæring og informasjon i håndterbare seksjoner. Dette kan oppnås gjennom å utvikle en trinnvis opplæringsplan som gradvis introduserer klienten til nye konsepter og verktøy. 

Det kan også være nyttig å tilby tilgang til opplæringsmateriell som klienten kan referere til på egen hånd, noe som gir dem muligheten til å lære i eget tempo.

Les også: Regnskap: Kunsten å styre moderne bedriftsøkonomi

Del 5: Måling av onboarding-suksess

For å vite om onboarding-prosessen var vellykket, er det essensielt å først definere hva suksess betyr for ditt regnskapsbyrå og dine klienter. Dette innebærer å sette klare, målbare mål på forhånd. 

Disse målene kan omfatte tilbakemeldinger om kundetilfredshet, tidsrammer for gjennomføring av spesifikke oppgaver og klientens evne til selvstendig å bruke de tilbudte verktøyene og systemene. 

Ved å ha definerte suksesskriterier, kan byrået enkelt måle og vurdere onboarding-prosessens effektivitet.

Tilbakemelding fra klienter

En av de mest verdifulle ressursene for å måle onboarding-suksess er tilbakemelding direkte fra klientene. Etter onboarding-prosessen bør regnskapsbyråer aktivt søke klientens meninger og erfaringer gjennom spørreundersøkelser, intervjuer eller tilbakemeldingsmøter. 

Denne tilbakemeldingen gir uvurderlig innsikt i hva som fungerte godt og hva som kan forbedres. Videre viser det klientene at deres meninger verdsettes og bidrar til kontinuerlig forbedring av tjenestene.

Justeringer og forbedringer

Innsamlet tilbakemelding bør fungere som grunnlag for revurdering og tilpasning av onboarding-prosessen. Det er viktig å være åpen for endring og kontinuerlig se etter måter å forbedre prosessen på. Dette kan innebære å justere kommunikasjonsstrategier, endre hvordan informasjon deles, eller tilpasse opplæringsmateriellet. 

Ved regelmessig å gjennomgå og oppdatere onboarding-prosessen, sikrer regnskapsbyråer at de forblir relevante og tilbyr verdifull service som møter klientenes skiftende behov.

Å måle onboarding-suksess er en kontinuerlig prosess som krever engasjement fra hele regnskapsbyrået. Ved å definere suksesskriterier, innhente tilbakemeldinger fra klienter, og kontinuerlig gjøre justeringer, kan regnskapsbyråer sikre at deres onboarding-prosess alltid er på nivå med bransjens beste standarder.

Les også: Key Account: Partnerskap for felles fremgang 

Avsluttende tanker: Hva har vi lært?

Å etablere en velstrukturert onboarding-prosess er ikke bare et spørsmål om logistikk og administrasjon. Det er en fundamental investering i byggingen av langvarige og tillitsfulle klientforhold.

En vellykket onboarding-opplevelse påvirker ikke bare det umiddelbare forholdet mellom regnskapsbyrået og klienten. Det har også betydelige implikasjoner for byråets omdømme og evne til å tiltrekke seg nye kunder. 

I en verden hvor anbefalinger og kundetilfredshet står som nøkkelindikatorer for suksess, kan en eksepsjonell onboarding-prosess være et av dine mest verdifulle konkurransefortrinn.

Videre åpner en gjennomtenkt onboarding for dører til kontinuerlig forbedring. Ved å innhente og justere i tråd med tilbakemeldinger fra nye klienter, kan byråer finjustere sine prosesser og tilbud. Dette sikrer ikke bare at de holder tritt med klientenes skiftende behov, men også at de forblir i forkant av bransjeutviklingen.

Kort sagt, onboarding er ikke en isolert hendelse, men en integrert del av klientreisen. Det legger grunnlaget for alt som følger etter første kontakt, fra daglig samarbeid til hvordan utfordringer og vekstmuligheter håndteres. 

Derfor er det avgjørende for regnskapsbyråer å anerkjenne verdien av onboarding som en essensiell komponent i byråets strategiske fundament. Ved å gjøre dette kan byråer forbedre kundeservicen, styrke sin posisjon i markedet og sikre sin fremtidige suksess.

Ofte stilte spørsmål (FAQs)

Hva gjør jeg hvis onboarding ikke går som planlagt?

Dersom onboarding-prosessen ikke går som planlagt, er det viktig å handle raskt. Identifiser hvor det har oppstått avvik fra planen, og undersøk årsaken til disse. Åpen og ærlig kommunikasjon med klienten er nødvendig for å forstå deres perspektiv og justere prosessen deretter. Det kan være behov for å omstrukturere visse aktiviteter eller til og med ta et skritt tilbake for å sikre at alle forventninger er riktig forstått og avtalt.

Hvor ofte bør jeg revurdere min onboarding-prosess?

Onboarding-prosessen bør være et dynamisk element i ditt regnskapsbyrå sine prosesser. Det anbefales å revurdere og tilpasse prosessen regelmessig, minst én gang i året. Dette sikrer at prosessen forblir relevant og effektiv i lys av eventuelle endringer i byråets tjenester, klientenes behov, eller teknologiske fremskritt. Tilbakemelding fra klienter kan også avdekke nye områder for forbedring, så det er viktig å integrere disse innsiktene i revisjonsprosessen.

Hvordan håndterer jeg motstand fra klienter mot nye teknologier?

Når klienter viser motstand mot nye teknologier, er det viktig å adressere deres bekymringer direkte. Start med å forklare hvordan teknologien vil forenkle prosessene deres og bringe verdi til deres virksomhet. Tilby grundig opplæring og støtte for å bygge deres komfort og kompetanse. Demonstrer også fleksibilitet ved å tilpasse teknologiske løsninger til deres spesifikke behov og preferanser hvor det er mulig.

Hvordan sikrer jeg at onboarding forblir personlig selv med høy grad av automatisering?

For å opprettholde et personlig preg i en automatisert onboarding-prosess, integrer tilpassede kommunikasjonsstrategier. Dette kan inkludere personlige velkomstvideoer, skreddersydde e-postmeldinger og direkte samtaler for å diskutere klientens spesifikke behov. Vurder å tildele en onboarding-spesialist eller klientforvalter som kan tjene som et personlig kontaktpunkt gjennom hele prosessen.

Hva bør jeg gjøre hvis en klient ønsker å avslutte onboarding-prosessen tidlig?

Hvis en klient ønsker å avslutte onboarding-prosessen tidlig, er det kritisk å forstå deres årsaker. Arranger et møte for å diskutere deres bekymringer og utfordringer. Dette gir en mulighet til å justere prosessen for å bedre møte deres behov eller å løse eventuelle misforståelser. Dersom avslutning er uunngåelig, sikre en profesjonell og problemfri overgang for å opprettholde et positivt forhold.

Hvordan balanserer jeg onboarding av flere klienter samtidig?

Effektiv planlegging og bruk av teknologi er nøkkelen til å balansere onboarding av flere klienter samtidig. Utvikle en detaljert onboarding-kalender som tar hensyn til byråets kapasitet og klientenes tidsrammer. Bruk automatiserte verktøy for å håndtere repeterende oppgaver og sikre at hvert klientengasjement mottar nødvendig oppmerksomhet. Til slutt, ikke vær redd for å delegere oppgaver innad i teamet for å spre arbeidsbelastningen effektivt.

Kan onboarding-prosessen tilpasses for internasjonale klienter?

Ja, onboarding-prosessen kan og bør tilpasses for internasjonale klienter. Dette inkluderer å ta hensyn til språkbarrierer, kulturelle forskjeller, og forskjellige forretningspraksiser. Tilby dokumenter og opplæringsmateriell på klientens foretrukne språk, og vær bevisst på tidsforskjeller når du planlegger møter. Forståelse og respekt for internasjonale klienters unike behov vil styrke forholdet og fremme en vellykket onboarding.